就業規則の意見書とは【記入例】注意点やコツ、提出を拒否された場合の対処法についても解説

常時10人以上の労働者を使用する事業場で作成と労働基準監督署への提出が義務付けられている就業規則。就業規則を制定・改正する際には「意見書」の添付が必要です。

 

・意見書って何だろう？

・誰の意見を聞けばいいの？

・何を記載したら良いのだろう？

 

そんな疑問をお持ちの方はいらっしゃいませんか？

 

この記事では、就業規則の意見書の概要や記載方法、作成の際の注意点を詳しく解説していきます。

 

就業規則の意見書とは

まず、就業規則の意見書とはどういった書類なのでしょうか。書類の内容やより詳しい詳細をわかりやすく解説いたします。

 

労働者代表からの意見を記した書面

就業規則の意見書とは、就業規則の制定・改正内容について労働者代表からの意見をまとめ記載した書面です。就業規則の制定や変更を行う際に添付が必要です。

 

労働者代表とは？

意見を聴取する労働者代表とは、下記①②のいずれかの要件を満たす者です。

①については、事業場内のすべて（正規雇用・非正規雇用労働者の合計）の過半数であることに注意が必要です。また、②については、正規雇用労働者か非正規雇用労働者かは問いません。

 

①	事業場のすべての労働者のうち、過半数が加入している労働組合
②	労働組合がない場合、民主的な方法によって選出された、労働者の過半数を代表する者

 

事業場内の一部の労働者のみに適用される内容の就業規則制定・変更についても、①②いずれかの労働者代表への意見聴取が必要です。

 

なぜ労働者に意見を聴取する必要があるの？

労働者の知らない所で不利益を被るような規則が作成されることを避け、会社と労働者間のトラブルを防ぐためです。労働者が就業規則を把握し関心を持ち、責任感を持って就労するためにも意見聴取は重要となります。

 

就業規則の意見書の記載内容

就業規則の意見書はどういった様式にどう記載すべきか、記載例と共にご紹介します。

 

意見書の様式

提出する意見書に決められた様式はありません。会社独自で作成しても、労働局などがホームページ上で提供しているフォーマットを利用してもいずれも問題ありません。

 

意見書のフォーマットは厚生労働省東京労働局のホームページからダウンロードできます。

 

 

記載事項

意見書には下記の1～6を記載します。

1	意見書作成日	意見書を作成した日付
2	宛名	就業先の会社名・代表者名 例：株式会社〇〇〇　代表取締役〇〇〇殿
3	意見聴取日	会社から意見聴取を受けた日付
4	意見の内容	就業規則の作成内容・変更内容に対しての意見
5	労働組合名または労働者代表役職・氏名	ー
6	労働者代表を選出した方法	労働組合の場合は記載不要

 

冒頭の日付は「代表者が意見書を作成した日」

冒頭には代表者が意見書を作成した日（上記表の1）を記載します。

 

就業規則の意見書作成のポイント

就業規則の意見書作成において、覚えておきたいポイントについてご紹介します。

 

署名・押印は不要

行政手続きのDX推進に基づき、2021年4月1日以降、意見書の署名・押印廃止が決まり、任意となりました。意見書作成者の記名（パソコンなどでの打ち込み可）は必要ですが、手書きの署名や印鑑はなくても問題ありません。

 

就業規則の意見書の書き方

就業規則の意見書を記載する場合、意見が無い場合と意見がある場合に分けて、記入例をご紹介します。ぜひこちらを参考に、意見欄へ記入してみると良いでしょう。

 

意見が無かった場合の例

作成された就業規則の内容について、特に意見がない場合は、意見欄に下記のように記載します。

• 特になし • 内容を確認いたしました。特に意見はございません • 異議はありません • 就業規則を確認し不明点等ございません

 

意見があった場合の例

意見がある場合は、就業規則の該当条項と意見内容を記載します。

• 就業規則　第〇章　勤務　第〇条　社員の勤務時間について、フレックスタイム制を導入して頂きたい。 • 就業規則　第〇章　勤務　第〇条　有休休暇について、半日取得の制度を導入頂きたい。

 

就業規則の意見書記入例

これまでの解説をもとに作成した一般的な就業規則の意見書の記入例を掲載いたします。作成の際のご参考にしてください。

 

 

就業規則の意見書取得手続きの注意点

 

ここからは意見書を作成・取得する際に気を付けるべき注意点を解説します。

 

事業所ごとに意見聴取する

支店や営業所など、各地に常時10人以上の労働者が就労する事業所がある場合、事業所ごとに就業規則を制定し労働基準監督署に提出する必要があります。その際、意見書も事業所ごとに作成します。

 

複数の事業所で同一の就業規則を適用し、本社で一括して就業規則の作成等を行い、本社以外のそれぞれの事業所を管轄する労働基準監督署あてに届け出る「就業規則一括届出制度」もあります。この制度を利用する際も事業所ごとに意見聴取を行い、意見書を作成する必要があります。

 

例外として本社及び対象事業場の労働者の過半数が加入している労働組合で、全事業場の過半数労働組合の意見が同意見である場合のみ「全事業場の過半数労働組合とも同意見である」旨を記載し意見書として対象事業場分添付することが認められています。

 

従業員代表の選出は民主的に行う

意見聴取する従業員代表は公平・公正性のある意見を取得するため下記のルールに従い選出します。

1.　会社が従業員代表を指名することはできない

2.　投票や挙手、話し合いといった民主的な方法により選出する

 

会社側の人間は従業員代表になれない

経営側への忖度ない意見取得のため、部長や課長といった管理職に就いている人は従業員代表の候補から除外します。代表者は一般職労働者から選出します。

 

意見書の提出を拒否された場合

場合によっては従業員側から意見書の提出を拒否されることもあるかもしれません。ここでは従業員から意見書の提出を拒否された場合の対処法について説明します。

 

「意見書不添付理由書」が必要

意見書の提出を拒否された場合でも就業規則の作成・改正の手続きは可能です。このケースでは、意見書の代わりに「意見書不添付理由書」を添付します。

 

意見不添付理由書とは？

意見書不添付理由書には、会社が就業規則の内容を労働者に説明し、意見聴取を行った事実と意見書不添付の経緯を記載します。

 

意見書不添付理由書サンプル

 

従業員の意見を聞かなかった場合の罰則は？

 

意見書を提出しない場合は理由書で対応ができますが、従業員代表への意見聴取は会社の義務であり怠った場合罰則が科されます。労働基準法第120条1号には、意見聴取を行わなかった場合30万円以下の罰金を科される旨が記載されています。

 

就業規則の制定・変更の際は必ず従業員代表に意見聴取を行うようにしましょう。

 

就業規則に関するご相談は「サプナ社会保険労務士法人」

ここまで就業規則の制定や変更に伴い作成が必要な意見書について解説してきました。会社の新設や従業員の増加により新しく就業規則を作成する場合や初めて就業規則の変更を行うケースでは、すすめ方が分からずとまどってしまうことがあるかもしれません。

 

間違いなく資料作成を行い、スムーズに就業規則の制定・変更を行うためには正しい知識が必要です。就業規則や意見書の内容で疑問をお持ちの方、就業規則の制定・改正のすすめ方に不安がある方は、ぜひ一度プロのアドバイスを受けられることをおすすめします！

 

サプナ社会保険労務士法人は、就業規則に関する充分な知識と豊かな案件対応実績を併せ持つスタッフが在籍しております。安心して間違いのない就業規則の制定や変更を行えるよう、相談者様をサポートいたします。

 

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就業規則の意見書に関するよくある質問

 

意見書は誰が作成するの？

意見書の作成は会社側ではなく、事業場内の労働者の過半数が加入している労働組合が作成します。過半数が加入する労働組合がない場合は、選挙・話し合いなど民主的な方法によって選出された労働者の代表が作成します。

 

意見書に反対意見が書かれていても問題はない？

意見書は、労働者に制定する就業規則や変更の内容を説明し、それに対する意見を聴取したことを示す書類であり、内容に対する同意までは求められていません。そのため、意見書に記載された内容が反対意見であっても就業規則の制定や改正の手続きには影響ありません。

 

しかし特に反対意見が意見書に記載されたケースでは、制定・改正した就業規則の内容が労働者に不利益を与えることがあります。不利益の度合いや労働条件変更の必要性の大きさにより就業規則の内容が非合理的だと判断される場合は、規則を労働条件に反映させられないことがあります。

 

まとめ

 

就業規則は企業が組織として活動を行う上で起こりうる会社・労働者間のトラブルを防ぐために重要なものです。また、従業員にとっても働く上で明確なルールが取り決められていることは、安心して仕事に取り組むうえで大きなポイントとなります。

 

就業規則の制定や変更の際は、ぜひ今回解説した内容を参考にしてみてください。