テレワークで人事制度の見直しは必要に！人事課題から再設定しよう

働く時間と場所を柔軟に活用できる就業スタイルのテレワークは、企業側にも従業員側にもさまざまなメリットがあります。一方で、組織内のコミュニケーションの機会が減少する、実際の勤務状況を見ることができないので、「人事評価」を行うことが難しいといった課題もあがっています。

実際にテレワークを導入している企業では、「人事評価」だけでなく働き方の変化に合わせて人事制度全体の見直しを行っています。また厚生労働省でも、テレワーク実施に向けて労働時間や安全衛生、業績評価、人事管理、社内教育など労務管理のルール確認が必要であるとしています。

参考：厚生労働省「テレワークを有効に活用しましょう」
https://www.mhlw.go.jp/content/000716163.pdf

テレワークは、企業側と従業員側のそれぞれにメリットがありますが、一方でさまざま課題もあります。特に、従業員の仕事ぶりを直接に見ることができないテレワークでは、人事面の課題が多いといわれています。

テレワークには、オフィスに出勤して働く就業形態よりも、労働時間を正確に把握することが難しいという課題があります。そのためテレワークを導入する際には、どのような方法で労働時間を把握するのか、勤怠管理の仕組みについても検討する必要があります。

一般的には、電話やメールで始業・終業を報告するルールや、zoomやGoogle meetといったWEB会議システムを利用して離着席の状況を視覚的に確認する方法、パソコンの操作ログによって業務の状況を把握する方法、日報の提出によって自己申告する方法などがありますが、自社に合った方法を検討することが大切です。

テレワークでは、移動時間中の業務や中抜けする時間といったケースもあるので、労働時間や休憩時間の基準を柔軟に決めることも必要です。また、自宅で業務を行う際には、オンとオフの切り替えが難しく、労働時間が長くなったり休日も仕事をしてしまうということにもなりがちです。適正な勤怠管理に合わせて、必要に応じて労働時間や業務内容の見直しも行いましょう。

テレワークの導入で、よくあげられるのがコミュニケーション面での課題です。同じオフィスで働いていれば、ミーティングや休憩時間での雑談など、同じチームで仕事をするメンバーと話す機会は自然と生まれます。しかし、それぞれ別な場所で働くテレワークでは、これまでのようなコミュニケーションができません。

コミュニケーション不足は、仕事の進め方や目標に対する認識のズレによって業務効率が低下する可能性があります。また、コミュニケーションの機会が減ることで、孤独感や不安を感じるなどメンタル面でも課題があると言われています。

コミュニケーション不足は、管理職によるマネジメントにも影響が出る可能があります。同じオフィスの勤務する場合と比較すると、テレワークでは部下が順調に仕事を進めているのか、困っていることがないのかなど状況を把握しにくいため、適正なタイミングで指導やサポートをすることが難しくなります。

またテレワークでは、部下の日頃の仕事ぶりを確認することが難しくなるため、プロセスではなく結果や成果など目に見える内容だけで判断しがちになります。そのため部下が納得できる評価をすることが難しくなります。

テレワークでは、「勤務時間や勤務態度など仕事に対する姿勢を実際に見ることができない」「仕事のプロセスや成果の状況を把握しにくい」「コミュニケーション不足になりがち」などの理由により、これまでの人事評価基準のままでは、適切に評価することが難しい可能性があります。

適切な人事評価を行うことは、従業員の成長を促し、モチベーションアップにつながります。反対に評価に対して従業員が納得できない基準であれば、モチベーションが低下するだけでなく、最悪の場合は離職につながることも考えられます。

働き方が変われば、人事評価基準だけでなく人事制度全体を見直す必要があります。狭義の人事制度は「等級制度」「人事評価制度」「報酬制度」が核となりますが、広い意味では人材管理制度や教育制度、福利厚生、労務管理なども含まれます。

テレワークを導入する際には、人事評価制度だけでなく人事制度全体を見直して、適正に再設定することが重要です。見直す際にはテレワークだけでなく、オフィス勤務における人事制度の課題についても合わせてチェックしてみましょう。

企業の経営資源である「ヒト・モノ・カネ」の中でも、特に重要なのがヒト（人材）です。少子高齢化によって労働人口が減る中で、優秀な人材を採用して、従業員のモチベーションを維持し能力を発揮してもらうためには、適正な人事制度を構築することが重要です。テレワークの導入に合わせて、人事制度全体を見直してみましょう。